Penyebaran Informasi Melalui Dokumen Digital: Sejarah, Jenis, dan Manfaatnya
Sejarah penyebaran informasi melalui tulisan telah mengalami perubahan yang signifikan seiring berjalannya waktu. Sebelum ditemukannya kertas oleh Cai Lun pada abad ke-2 Masehi, manusia menggunakan tanah liat, ukiran di batu, dan papirus untuk menyebarkan informasi secara tertulis.
Pada saat kertas ditemukan dan percetakan masal dimulai, penyebaran informasi tertulis menjadi lebih masif dengan adanya buku dan koran yang dijual secara bebas. Sekarang, dengan kemajuan teknologi, informasi dapat disebarkan dengan lebih masif melalui dokumen digital.
Pengertian Dokumen Digital
Dokumen digital merujuk pada dokumen cetak yang dikonversi menjadi format digital dan disimpan dalam media digital. Dokumen digital dapat memiliki berbagai format dan ekstensi, seperti gambar (jpg, jpeg, png), tulisan (doc, docx, pdf), dan audio visual (mp3, mp4).
Tidak hanya digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan informasi pribadi yang ringan, inovasi ini juga digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan informasi penting bagi sebuah bangsa dan negara. Beberapa museum di Indonesia menggunakan teknologi ini untuk menyimpan naskah dan foto penting bersejarah secara digital, dengan tujuan agar cerita dan nilai-nilai yang terkandung dalam dokumen tersebut tidak hilang seiring dengan rusaknya berkas aslinya.
Jenis-Jenis Dokumen Digital
Berikut adalah beberapa jenis dokumen digital yang sering digunakan dalam perusahaan:
- Microsoft Word Document (DOC): Dokumen tertulis yang dapat diedit dengan mudah menggunakan komputer, laptop, atau handphone.
- Portable Document Format (PDF): Digunakan untuk menyimpan dokumen dua atau tiga dimensi, dan umumnya tidak bisa diedit tanpa menggunakan aplikasi atau website convert tambahan.
- Plain Text (TXT): Dokumen yang hanya berisi tulisan tanpa bahasa pemrograman komputer.
- Hypertext Markup Language (HTML): Dokumen yang berisi kode dan bahasa pemrograman untuk membuat website, aplikasi, dan lainnya.
- Joint Photographic Experts Group (JPG/JPEG): Gambar yang telah dikompres sehingga ukurannya relatif kecil dan tidak bisa diedit.
- Portable Network Graphic (PNG): Gambar dengan kualitas warna yang lebih baik dan ukuran berkas yang lebih besar dibandingkan dengan JPG.
- Tagged Image File Format (TIFF): Gambar dengan ukuran berkas besar yang umumnya digunakan untuk poster atau baliho.
- MPEG-1 Audio Layer 3 (MP3): File audio dengan ukuran kecil yang dapat diputar dengan aplikasi atau gawai pemutar audio.
- Waveform Audio Format (WAV): File audio mentah dengan kualitas suara yang baik dan siap untuk diedit, namun berukuran besar.
- MP4 dan M4A: File yang dapat digunakan untuk menyimpan file audio dan video, dengan M4A khusus untuk format audio yang diunggah atau diunduh dari iTunes.
Selain 10 jenis dokumen digital di atas, ada juga format kompresi seperti ZIP atau RAR yang memiliki penggunaan dan kapabilitas yang berbeda-beda.
Contoh Dokumen Digital
Berikut adalah beberapa contoh dokumen digital yang sering kita temui:
- E-KTP
- Faktur online
- Formulir online
- E-book
- E-journal
Manfaat Menggunakan Dokumen Digital
Dibandingkan dengan dokumen fisik, dokumen digital memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Backup data yang aman: Dokumen digital disimpan di gawai elektronik atau pusat data, sehingga lebih aman dari kerusakan fisik seperti dimakan rayap atau terkena bencana alam. Data yang disimpan di cloud juga memiliki fasilitas backup otomatis.
- Keamanan yang lebih baik: Dokumen digital dapat dilindungi dengan sandi, enkripsi, dan sistem keamanan lainnya seperti 2 factor authentication.
- Menghemat ruang dan biaya: Dokumen digital tidak perlu dicetak dan disimpan di ruang arsip atau gudang, sehingga menghemat biaya perusahaan.
- Mudah dalam proses pencarian: Dokumen digital dapat dengan mudah dicari menggunakan nama dokumen atau kata kunci tertentu, tanpa perlu memutar-mutar kertas.
- Mudah dalam kolaborasi: Dokumen digital mempermudah kolaborasi antar stakeholder dengan layanan tanda tangan digital, yang menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dokumen.
- Preservasi kekayaan budaya: Dokumen digital memungkinkan akses yang lebih mudah terhadap naskah-naskah kuno dan memfasilitasi pewarisan nilai-nilai budaya ke generasi selanjutnya.
Dengan kelebihan-kelebihan tersebut, penggunaan dokumen digital semakin meningkat dan menjadi bagian penting dalam penyebaran informasi dan pengelolaan data di berbagai bidang, termasuk di dunia kantor.
