Reimburse adalah istilah yang sering digunakan di perusahaan untuk menggantikan dana pribadi karyawan. Istilah ini mungkin sudah familiar bagi sebagian pekerja, tetapi ada juga yang belum mengetahui arti dari reimburse.
Secara sederhana, reimburse berarti penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan untuk kepentingan bisnis. Karyawan biasanya diminta mencatat pengeluaran yang digunakan untuk keperluan bisnis perusahaan.
Jika kamu masih penasaran dengan arti reimburse dan hal-hal yang perlu diketahui tentangnya, berikut ini penjelasannya!
Apa Itu Reimburse?
Reimburse merupakan kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan oleh perusahaan karena telah digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan tersebut.
Ketika terdapat urusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, kamu dapat mengajukan reimburse kepada perusahaan.
Penggantian biaya ini biasanya terkait dengan perjalanan bisnis seperti biaya hotel, makanan, transportasi darat, dan penerbangan.
Namun tidak semua pengeluaran pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan. Perusahaan akan mengganti dana yang telah dikeluarkan asalkan memenuhi persyaratan seperti memiliki bukti pembayaran dan invoice.
Oleh karena itu, sangat penting bagi kamu untuk mengetahui kebijakan-kebijakan yang berlaku saat hendak mengajukan reimburse.
Apa Saja yang Bisa di Reimburse?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri tentang pengeluaran yang dapat di-reimburse. Meskipun demikian, ada beberapa jenis pengeluaran yang umumnya diajukan untuk reimburse, antara lain:
- Penggantian Biaya Bisnis
Penggantian biaya bisnis dapat diajukan kepada perusahaan untuk pengeluaran seperti pembelian pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembayaran perlengkapan kantor, biaya program pelatihan, atau sewa tempat.
Pastikan mencantumkan data lengkap saat mengajukan reimburse seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, serta surat keterangan tujuan penggunaan dana tersebut.
- Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis
Karyawan pada divisi tertentu biasanya diminta melakukan perjalanan bisnis atas nama perusahaan. Selama perjalanan bisnis tersebut, kamu akan mengeluarkan berbagai biaya seperti transportasi dan akomodasi.
Kamu dapat mengajukan reimburse kepada perusahaan untuk mengganti dana pribadi yang telah digunakan. Namun, penting untuk memahami bahwa tidak semua perusahaan memberikan penggantian biaya perjalanan ini.
Beberapa perusahaan sudah menyediakan tunjangan transportasi bagi karyawan sehingga tidak memerlukan ajuan reimburse.
- Penggantian Biaya Kesehatan
Ada juga kemungkinan mendapatkan reimbursement atas pengeluaran biaya kesehatan seperti obat-obatan dan perawatan medis jika perusahaan telah menyediakan fasilitas berupa tunjangan BPJS atau asuransi kesehatan lainnya bagi karyawan.
Etika dalam Mengajukan Reimburse kepada Perusahaan
Dalam mengajukan reimburse, terdapat beberapa etika yang perlu diperhatikan. Berikut penjelasannya:
- Pahami Kebijakan Perusahaan tentang Reimburse
Setiap perusahaan memiliki standar prosedur operasional (SOP) sendiri untuk klaim reimburse. Terutama pada perusahaan besar yang memiliki aturan yang rumit.
Oleh karena itu, penting untuk memahami dan mengikuti aturan yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan prosedur tersebut.
- Persiapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Sebelum mengajukan reimburse, persiapkan semua dokumen seperti invoice, bukti pembayaran, kwitansi, dan lainnya dengan rapi dan sesuai dengan jumlah yang akan diajukan.
Pastikan membawa semua dokumen asli beserta fotokopi sebagai arsip untuk memastikan jumlah uang yang akan diterima.
- Ajukan Secepatnya
Proses klaim reimburse di beberapa perusahaan dapat memakan waktu cukup lama, terutama pada korporasi besar yang membutuhkan beberapa hari kerja.
Oleh karena itu, pastikan untuk mengajukan reimburse segera setelah menerima beban pengeluaran tersebut. Perusahaan biasanya memiliki batasan waktu maksimal setelah tanggal pembayaran untuk mengajukan reimburse. Mengajukannya secepat mungkin juga membantu menghindari kehilangan kwitansi.
- Hitung Ulang Pengembalian Dana
Lakukan pengecekan ulang setelah menerima uang tunai apakah jumlahnya sesuai dengan nilai yang diajukan.
Dengan begitu kamu telah membantu perusahaan dalam menangani kesalahan informasi jika nantinya perusahaan melakukan audit terhadap transaksi keuangan yang terkait.
- Tetap Jujur
Kejujuran adalah etika paling penting dalam mengajukan reimburse. Setiap karyawan harus jujur saat mengajukan reimbursement kepada perusahaan.
Tak jarang ada karyawan yang tidak bertanggung jawab dan memanfaatkan reimburse sebagai sumber “pendapatan” tambahan. Oleh karena itu, kejujuran menjadi hal yang penting dan wajib dipegang oleh setiap karyawan, terutama dalam hal keuangan.
Dengan penjelasan ini, kamu sekarang tidak perlu bingung lagi ketika ingin mengajukan form reimburse kepada perusahaan dengan benar dan tepat.
